Gestionnaire administratif au service des relations internationales H/F
Société : Université d'Artois Lieu : Pas-de-Calais (Hauts-de-France)
Présentation de l'entreprise
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes :
* Gestion des mobilités courtes des étudiants d’échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre du Programme Erasmus+ (« Programmes Intensifs Hybrides »), :
Dossier de candidature et dossier administratif en lien avec les partenaires internationaux et les composantes de l’Artois, inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, édition des relevés de notes des étudiants.
* Gestion des dossiers des vacataires étudiants tuteurs pour l’accueil et l’intégration des étudiants étrangers d’échange (processus de recrutement, contrats, vérification des heures pour mise en paiement, …).
* Organisation du cours de Français Langue Etrangère à destination des étudiants d’échange pour chaque semestre (réservation des salles, planning des cours, vérification des heures des heures pour mise en paiement, recrutement éventuel d’un enseignant).
* Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d’enseignement ou de formation.
* Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d’hébergement de l’Université d’Artois avec le CROUS.
* Appui à l’organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d’échange entrants.
Activités principalement menées :
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion de ses dossiers,
Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser,
Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes,
Traiter et diffuser des informations internes et externes, à l’écrit comme à l’oral, concernant le fonctionnement du service et le domaine d’activité,
Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité des relations internationales, et en particulier de la mobilité des étudiants internationaux d’échange.
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier. Classer et archiver des documents.
Assurer des tâches diverses selon l’évolution des activités du service et des besoins pour le fonctionnement du service, notamment en cas d’absence de personnel pour la gestion de la mobilité.
Rendre compte au supérieur hiérarchique direct du suivi et de l’avancé des dossiers.
Profil recherché
Connaissances :
* Environnement et réseaux professionnels (l’organisation et le fonctionnement de l’université et du service des relations internationales, système d’enseignement supérieur français ainsi que les principaux systèmes étrangers, géopolitique)
* Techniques d’élaboration de documents
* Techniques d’accueil téléphonique et physique
* Culture internet
* Techniques de communication – expression écrite et orale dans un contexte international
* Niveau d’anglais exigé : B2
* Techniques générales de gestion administrative
* Connaissance des procédures propres aux missions du service et de l’agent (gestion des dispositifs de bourses de mobilité internationale pour les mobilités d'études et de stage ; gestion de la mobilité étudiante sortante hors-Europe)
Compétences opérationnelles :
* Accueillir et prendre des messages
* Accueillir les populations concernées
* Enregistrer et classer les documents
* Mettre en œuvre des procédures administratives
* Rédiger des rapports, des documents, des courriers
* Organiser le travail, gérer les priorités et urgences
* Savoir rendre compte
* Travailler en équipe
* Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
* Utiliser les outils bureautiques et réseaux de communication (messagerie électronique, etc.)
* Savoir s’exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais
Compétences comportementales :
* Sens de l’organisation
* Rigueur
* Réactivité
* Sens relationnel, notamment dans le cadre des missions de service public et capacité d’écoute
* Curiosité intellectuelle capacité d’adaptation à l’évolution des missions du service
Contrat CDD à temps incomplet 50% à compter du 1er septembre 2025 - Contrat pour palier l'absence d'un agent à temps partiel thérapeutique.
+ Attribution d'un prime mensuelle de 97.97 euros (à condition justifier d'un contrat d'une durée égale ou supérieure à un an au sein de l'Université d'Artois) CLIQUER ICI POUR POSTULER
