Société : Vallée Sud Grand Paris Lieu : Hauts-de-Seine (Île-de-France)
Descriptif du poste
Société : Vallée Sud Grand Paris Catégorie : Offre emploi CDD Filiere : Fonctions Médicales & Sociales Metier : Directeur d'Etablissement Lieu : Hauts-de-Seine (Île-de-France)
Mission
OFFRE : 2024-05-06-OB
ENTREPRISE
Vallée Sud Emploi missionnée par une Mairie.
MISSIONS
Au sein d'une équipe composée de 3 agents, et dans le cadre d'un fonctionnement essentiellement en binôme, l'assistant de direction a pour activités principales :
L'organsaition de la vie professionnelle de la DGS et d'une DGA :
- Organiser les agendas, programmer les réunions et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres et des élus
- Gérer la planinfication collective, les agendas, et le cas échéant les déplacements professionnels nécessaires,
- Rappeler les informations importantes, prendre et transmettre les messages
La réalisation et la mise en forme de travaux bureautiques :
- Prendre des notes, rédiger des documents (notes, courriers, courriels) et mettre en forme tous supports écrits (courriers, supports de présentation)
- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents et dossiers
Le suivi de dossiers, des projets et activités de la DG :
- Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier (courriers, courriels)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service (réservations : commandes de matériel, fournitures consommables, ...)
L'accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG :
- Renseigner les interlocuteurs internes et externes en leur apportant au moins un 1er niveau de réponse, relayer leurs demandes, les orienter le cas échéant vers la personne ou le service compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
La plannification et l'organisation des réunions et rendez-vous :
- Planifier les réunions et en rédiger les ordres du jour en concertation avec les DG
- Rédiger et transmettre les convocations et documents préparatoires dans les délais de prévenance requis,
- Assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (réservation de salle, préparation des dossiers matériels ou numériques, des supports de présentation, ...)
- Le cas échéant, rédiger ou formaliser les comptes-rendus
- Assurer le suivi des réunions (transmission des comptes rendus et suivi des décisions)
Relations fonctionnelles :
- Contacts directs et échanges permanents avec les membres de la DG référents
- Contacts directs et échanges fréquents avec les élus et / ou leurs assistants
- Relations quotidiennes avec l'ensemble des services de la collectivité, et notamment avec les membres du comité de direction
- Contacts avec les partenaires institutionnels, publics ou privés, de la collectivité
COMPETENCES/PRES-REQUIS
- Environnement administratif, institutionnel et politique : organisation, contexte et enjeux de la collectivité ; rôle et fonctionnement des autres collectivités
- Rôle et missions de la direction générale, et fonctionnement des services
- Techniques de secrétariat ; méthode de classement et d'archivage (physique et numérique)
- Principes rédactionnels de notes, compte-rendu, courriers, courriels
- Maitrise des outils bureautiques et utilisation des outls collaboratifs
- Capacité à prioriser, à la prise d'initiative, au travail en autonomie
- Gestion du temps, de la planification collective et individuelle des agendas
- Organiser les réunions (planification, préparation, suivi)
- Capacité à traiter l'information et la documentation professionnelle (collectuer, classer, mettre à jour, diffuser, prioriser)
Qualifications Requises :
Baccalauréat (bac général ou bac pro) ou diplôme homologué au niveau IV
APTITUDES & QUALITES PROFESSIONNELLES
- Règles d'expression orale et écrite (ortographe, syntaxe et grammaire)
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Discrétion et strict respect des règles de confidentialité
- Réactivité et capacité d'adaptation ; disponibilité Publiée le 27/05/2024CLIQUER ICI POUR POSTULER
